Předávání účetních podkladů nemusí být strašákem firem

Předávání podkladů pro účetnictví mezi účetní a firmou bývá často zdrojem mnohých problémů, a to i tehdy, když si myslíte, že vám se to stát nemůže. Spolupracujete přece s odborníkem, kterému důvěřujete. Jenomže ne vždy je tento předpoklad opodstatněný, a i kdyby byl, stále platí to, že chybu může udělat každý, i ten nejlepší.

Problém, se kterým jste se možná také setkali

Spolumajitel IT firmy Miloš Matějíčka patří k těm, jimž účetnictví bez kontroly a fyzické předávání účetních podkladů způsobilo velké potíže. Jeho firma za posledních šest let vystřídala už tři účetní a komplikace související s předchozí formou předávání podkladů řeší ještě dnes. Náklady na nesrovnalosti v účetních podkladech se vyšplhaly už do stovek tisíc.

„První účetní dělala účetnictví u sebe a my jsme do něj vůbec neviděli. Až zpětně jsme zjistili, že účetní někdy do účetnictví nezahrnula celý měsíc, jindy zase zaúčtovala doklady duplicitně. Chyběla kontrola. Když se v účetnictví nevyznáte, najdete si odborníka, o němž si myslíte, že svou práci bude dělat poctivě, a vy mu můžete věřit. Pokud ale nemáte kontrolu nad tím, co se s podklady děje, můžete být nakonec velmi nemile překvapeni.“

Podle Matějíčkových slov posílala bývalá účetní firmě jen nezbytné informace, nic víc. Překvapení pro ně tedy nastalo, když jejich firmu navštívila kontrola z finančního úřadu.

„Potřebovali jsme pro ni dohledat nějaké dokumenty. Teprve tehdy jsme začali zjišťovat, jaké chyby v účetnictví vlastně máme. Doklady jsme tenkrát účetní nosili v papírové formě a neexistovaly k nim žádné další záznamy. Několikaleté účetnictví bylo nepoužitelné. Musela se zaplatit nová účetní, která všechno zkontrolovala znovu. Účetnictví jsme si tedy za ty čtyři roky zaplatili hned dvakrát.“

Matějíčka a jeho kolegové se poučili z předchozí chyby a začali vést záznamy dokumentů předávaných účetní, takže je mohli v případě potřeby zpětně dohledat. Problém s předáváním tištěné formy podkladů však přetrvával.

„Naše druhá účetní si vyžádala výhradně tištěnou podobu všech dokumentů. Každý měsíc se tedy někdo z nás musel vydat ověnčen taškami se šanony k účetní, aby jí donesl podklady. To je absurdní, když vezmete v potaz, že jsme IT firma a mohli bychom jí zajistit exporty spousty dat elektronicky. To ani nemluvím o chybách, které ručním přepisováním můžou vzniknout.“

Matějíčka a jeho kolegové se s nastalou situací nechtěli smířit, a tak začali pátrat po způsobu předávání podkladů splňujícím jejich požadavky. Z předchozích zkušeností jim bylo jasné, že potřebují nástroj, který předávání podkladů učiní transparentním, časově nenáročným a zároveň jim poskytne prostor pro komunikaci problémů vztahujících se přímo k podkladům. Se svou novou, v pořadí třetí, účetní začali využívat aplikaci e-Účto.

Řešení přišlo v podobě e-Účta

Služba e-Účto byla navržena přesně proto, aby svým klientům ušetřila starosti, s jakými se potýkala také Matějíčkova firma. Po přechodu na e-Účto se pro ně změnily hned tři základní věci:

1Transparentnost

Jak firma, tak účetní nahrávají v e-Účtu všechny dokumenty do jedné evidence, takže obě strany mají v každé chvíli aktuální obraz nahraných podkladů. Účetní nemůže v evidenci mazat podklady, které sama nenahrála. Předávání účetních podkladů je transparentní a ani jedna strana nemůže v evidenci provádět změny bez toho, aniž se to ta druhá dozví.

2Rychlost manipulace s podklady

Tištěné dokumenty už může Matějíčkova firma jen naskenovat a uložit, ty elektronické stačí nahrát do evidence. Vytvořené faktury lze exportovat ve formátu pro ekonomický software a uložit je v evidenci, odkud si je účetní sama stáhne a pracuje s nimi dál.

3Efektivita komunikace

Komunikace probíhá přesně tam, kde je třeba. V případě, že účetní objeví u konkrétního podkladu nesrovnalost, řeší ji s Matějíčkou nebo jeho kolegy přímo u dokumentu, nikoli v e-mailu či telefonicky, kde by musela celý problém znovu popsat. Komunikace je věcná a šetří čas oběma stranám.

Výsledek dlouhodobého využívání e-Účta

Jaké jsou tedy ve výsledku změny ve fungování účetnictví v Matějíčkově firmě poté, co přešla na systém e-Účto? Firma se díky nové formě předávání účetních podkladů vyhne do budoucna situacím, kdy jim účetní některé dokumenty neposkytne nebo bude zamlčovat. Veškeré doklady lze v případě potřeby v evidenci snadno a rychle dohledat. Evidence všech dokumentů je čistě elektronická. Matějíčka a jeho kolegové nemusejí nosit přes půl města stohy papírů. Pokud se objeví jakýkoliv problém s dokladem v evidenci, firma jej může s účetní vyřešit přímo u konkrétního dokumentu, což Matějíčkovi a jeho kolegům šetří čas a energii.

„Výhody e-Účta, které jsme začali využívat s naší třetí účetní, vidím zejména v tom, že všechny podklady evidujeme na jednom místě. Oba tedy nad podklady máme přehled a víme, co se s nimi děje. Už nikam nemusím nosit tašky šanonů. Účetní od nás nemá fyzicky žádný papír. Co není potřeba tisknout, to se netiskne. Tam, kde to jde, pošlou se exporty. Vše se zjednodušilo a šetří nám to spoustu času“, shrnul Matějíčka.