Jste nájemce? Takto si zjednodušíte agendu při zúčtovávání nájemného

Každý, kdo někdy provozoval agendu spojenou s pronájem bytových a nebytových prostor, ví, že to není úplně jednoduchá činnost. A že je to žrout času – zvlášť v případě, kdy se k tomu ještě věnujete svému vlastnímu povolání či podnikání.

Být pronajímatelem znamená, že potřebujete evidovat, zda nájemník zaplatil, a pokud je to firma, že zároveň dostala fakturu. Pokud máte nájemníků, či dokonce nemovitostí více, pak se vaše agenda znásobuje. A to samozřejmě vůbec nemluvíme o tom, že potřebujete řešit také provozní věci, zodpovídáte za řešení závad a podobně.

Jak si tedy alespoň trochu „ulehčit“ a získat čas a prostor tam, kde to jde? Kontrola zaplacení nájmů se dá řešit splátkovými kalendáři, přesto ale je stále na vás, ať pravidelně kontrolujete, zda k tomu došlo, a nad účty prosedíte spoustu času, stejně jako jeden z našich klientů v následujícím příkladu z praxe.

Jak zjednodušit svou agendu – případ z praxe

Náš klient vlastní třípatrový činžovní dům. V přízemí domu se nacházejí tři samostatné nebytové jednotky, které pronajímá jako komerční prostory – kadeřnictví, fyzioterapie a advokátní kancelář. V dalších dvou patrech domu jsou dohromady čtyři byty. S nájemníky má uzavřenou standardní nájemní smlouvu se splátkovým kalendářem. Zúčtování tepla, vody a služeb je nastaveno paušálem, respektive zálohami. Elektřinu mají nájemníci vlastní. Na konci zúčtovacího období jim klient vždy zašle informaci o přeplatku či nedoplatku. U bytových prostor je to snazší, protože klientovou jedinou starostí je pohlídat si, že nájem skutečně v pořádku došel. Pokud zjistí prodlení platby, své nájemníky pokaždé kontaktuje a platbu jim připomíná.

U bytových prostor je to snazší, protože klientovou jedinou starostí je pohlídat si, že nájem skutečně v pořádku došel. Pokud zjistí prodlení platby, své nájemníky pokaždé kontaktuje a platbu jim připomíná. U nebytových prostor toho ovšem má na starosti mnohem víc, například musí za každou platbu vystavovat faktury a firmám je rozesílat, protože si jeho nájemci vykazují tuto platbu do firemních nákladů.

Pokud by toto všechno bylo klientovou jedinou pracovní náplní, nebylo by to pro něj tak časově náročné. On však pracuje jako lékař v jedné z brněnských nemocnic a času skutečně nemá nazbyt. Vedení agendy jej zatěžuje, protože v práci tráví celé dny (a často i noci). Dům zdědil po své rodině a sám svou vlastní rodinu kvůli vysokému pracovnímu nasazení nemá. Nemá tedy nikoho, komu by tuto agendu předal na starost.

Co se změnilo přechodem do e-Účta?

Nakonec ovšem náš klient řešení pro svou situaci našel – začal používat e-Účto. Platby nájemného si nastavil tak, aby se každý měsíc ke konkrétnímu dni vystavila výzva k platbě. S většinou nájemníků je dohodnut k 15. dni v měsíci, jsou mezi nimi ale také klienti, kteří mají výjimku a jsou domluveni na individuálních podmínkách. To ovšem není problém – u výzev k platbě lze totiž nastavit i konkrétní den, kdy se má výzva vytvořit. Takto se všem nájemníkům zasílá pravidelně informace s podklady k platbě nájemného a náš klient do toho vůbec nemusí zasahovat ani hlídat data. Pokud jsou nájemníci v prodlení, e-Účto je na to upozorní samo. Jakmile nájem uhradí, e-Účto si opět samo spáruje výzvu s pohybem. Dokonce pokud nájemce rozloží platbu na více částí, nastaví se jako zaplacená až v okamžiku, kdy je na účtu celá částka nájemného.

U nájemníků nebytových prostor tímto celý proces a výhody systému e-Účta ještě zdaleka nekončí! Pro ně po přijetí platby e-Účto vystaví fakturu. Díky tomu, že systém umožňuje určit si, u jakých opakovaných plateb vytvářet navazující doklad, byla pro našeho klienta tato agenda fyzicky zcela eliminována.

Nyní může přes mobilní aplikaci jen zkontrolovat, zda je něco stále – i přes všechny automatické výzvy a připomenutí – neuhrazeno, či zda některý z nájemníků neposlal více, než měl. Navíc celý tento proces v rámci e-Účta ještě nekončí. Je třeba zmínit také fakt, že veškeré vytvořené doklady a pohyby na účtu jsou evidovány a tyto podklady systém automaticky odesílá klientově účetní ke zpracování. To znamená o další starost pro našeho klienta méně.

Výše uvedený příklad z praxe měl sloužit jako návod či alespoň inspirace o možnostech, které můžete díky automatizaci své agendy získat. To nejdůležitější je samozřejmě celková úspora času (pro někoho i nervů) a možnost věnovat se jiným činnostem, které vám přinesou naplnění.